Wirtschaftsinformatik (Bachelor-Studiengang): Grundlagen der Kommunikationstechnik (4. Semester)

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HH / CM, Kurs vom 01.10.2003 - 31.03.2004

Grundlagen der Kommunikationstechnologie: Document Related Technologies (Workflow, Contentmanagement): Document Related Technologies (Workflow) (Definition, Vergleich Workflow - Groupware, Technologien, Modellierung), Document Related Technologies (Contentmanagement) (Definitionen, Basistechnologie XML).

  1. Document Related Technologies (Workflow)
  2. Document Related Technologies (Contentmanagement)

Document Related Technologies (Workflow)

Definition

Workflow:

"Ein Workflow ist eine vollständige oder partielle Automatisierung eines Geschäftsprozesses während dessen Ausführung - gemäß einer Folge von Regeln - Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Teilnehmer zu einem anderen zur Bearbeitung weitergeleitet werden." (WfMC)

Funktionalitäten:

  • Transportengine
  • Workitems
  • Vertreterregeln
  • Zwangsvorgänge
  • Protokollierung
  • Modellierung
  • Graphische Prozessvisualisierung
  • Elektronische Unterschrift
  • Integration

Motivation zum Einsatz:

  • BPR
  • Strukturierte Prozesse
  • Durchlaufzeitreduzierung
  • ServiceService-Grad erhöhen
  • Reaktionszeit verkürzen
  • Steuerung und Kontrolle von Vorgängen

Die moderne Unternehmenswelt:

Die heutige Unternehmenswelt wird durch folgende Schlüsselfaktoren gekennzeichnet:
  • Unternehmen müssen sofort auf Änderungen im schnellebigen Markt reagieren
  • "Virtualisierung" des Arbeitsplatzes und "Netzwerkzentriertes Computing" als neue Datenverarbeitungsumgebung
  • Effizientere Kooperation mit Lieferanten und Geschäftspartnern über die Unternehmensgrenzen hinaus

Kreative und strukturierte Geschäftsprozesse erfordern unterschiedliche Lösungen:

Kreative Geschäftsprozesse:

  • Flexibel
  • Management-bezogen
  • Kooperativ
  • Kommunikativ
  • Vertiebs- u. Kundenbezogen

Ad hoc Workflow, Collaborative Workflow

Strukturierte Geschäftsprozesse:

  • Repetitiv
  • Periodisch
  • Dispositiv
  • Operativ
  • Administrativ

Administrativer Workflow, Production Workflow

Workgroup Computing:

Funktionalitäten:

  • Netzwerkbasiert
  • Verteilte Datenverarbeitung
  • Anwendungsintegration
  • Kooperationswerkzeuge
  • Kreativwerkzeuge
  • Zeitplanung
  • Asynchrone Kommunikation

Motivation zum Einsatz:

  • Flexible Prozesse
  • Netzwerkbasierendes Arbeiten
  • Projektteams unterstützen (planen, steuern, dokumentieren)
  • Kleine Teams, selbstverwaltend

Definition Groupware:

"Groupware ist ein nicht klar definierter Sammelbegriff für alle Programme, welche die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen in einem Netzwerk ermöglichen oder erleichtern." (kpmg Consulting)

Begriffswelt um Groupware:

  • Kommunikationsunterstützung
    (eMail, Bulletin-Boards, Screen-Sharing, Netmeeting, Telekonferenzen)
  • Koordinationsunterstützung
    (Workflow-Management, Kalender-Management)
  • Kooperationsunterstützung
    (Ko-Autorensysteme, Electronic Meeting Rooms, Group Decision Support Systems)
  • Informationsunterstützung
    (Textfilter-Systeme, Information Sharing)

Die Unterstützung der Kommunikation, Koordination, Information und Kooperation stellt Groupware dar.

Vergleich Workflow - Groupware

Groupware steht eng zusammen mit den Themen Dokumenten-Management-System, Workflow und Archivierung.

Zusammenhang von Groupware, Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung

Bildbeschreibung "Zusammenhang von Groupware, Dokumenten-Management, Workflow und Archivierung": Archivierung stellt den gesamten Prozess von Groupware über Dokumenten-Management bis Workflow.

Gegenüberstellung von Workflow und Workgroup
Workflow Management Workgroup Computing
Anzahl der Teammitglieder Hoch Niedrig
Strukturierungsgrad der Aufgabe(n) Hoch Mittel oder gering
Wiederholungsfrequenz Hoch Mittel oder gering
Bedeutung organisatorischer Regeln Hoch: Standardisierung Niedrig: Selbstorganisation
Organisatorischer Zusammenhang Organisationsweite Prozesse Aufgaben für kleinere Gruppen oder Teams
Primäres Ziel Effizienz Flexibilität
Aktive Steuerung und Verfolgung
des Arbeitsfortschrittes		 Ja (Nein)

Technologien

Zentraler Workflow-Server (Engine):
  • Mail-Integration
  • Dokumenten-Management-/Archiv-Server
  • Terminplaner
  • Microsoft Office-Integration
  • dedizierte Workflow-Clients
  • nur zentrale (Server) Schnittstellen
Verteilte Workflow-Dienste:
  • Dokumenten-Management-/Archiv-Server
  • Anwendungsintegration
  • Kopplung und Austausch
  • Webintegration
  • Dienstestandards
  • ad hoc und production workflow = mixed workflow
  • Agententechnik

Modellierung

Modellierung und Beschreibung der Abläufe

Tools:

  • ARIS Toolset
  • Bonapart
  • Software-Entwicklungstools
  • Visio

Beschreibung:

  • Wer
  • Was
  • Wann
  • Mit welchen Ressourcen

Aktion:

  • Berechtigte der Aktion (Rolle)
  • genutzte Daten der Aktion
  • Prüfungen/Verarbeitung von Daten
  • Visualisierung/Maskenlayout
  • Regeln für nachfolgende Aktion

Modellierung und Realisierung von Bausteinen für das "Büro der Zukunft":

Ausgangspunkt der Modellierung: Beschreibung der Aufgaben, Gruppenkommunikation und Teamstrukturen

Vorgehensweise: Berücksichtigung objektorientierter Methoden, Darstellung der Bausteine, Definition der Rollen und Berechtigungen, Festlegen der Ressourcen

Implementierung: Anwendungs-Software installieren und parametrisieren, Einrichten der Teammitglieder, Ordner und Rechte

Das erfolgreiche Vorgehensmodell für Workflow berücksichtigt die iterative Einführung:

Aufbau Rahmenvorgaben

  • Phase 1: Assessment & Strategie
  • Phase 2: Technologie & Systemauswahl

Iterative Erweiterung

  • Phase 3: Plan
  • Phase 4: Design
  • Phase 5: Implementierung

Trends:

  1. XML:
    • Automatische Verschlagwortung
    • Automatische Ablage in XML-Datenbanken
    • Komfortablere Suchfunktionen
    • Revisionssichere Ablage durch digitale Signatur
    • Ersetzung proprietärer Formate
    • Kein einheitliches Dokument (Daten, Struktur und Layoutbeschreibung)
  2. PDF (Portable Document Format):
    • Dokumentenform
    • Verschlagwortung im Dokument integriert (XML)
    • Quasi-Standard/Industrie-Standard
    • Digitale Signatur im Dokument enthalten
    • Verlauf und freigegebenes Dokument in einem Container

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Document Related Technologies (Contentmanagement)

Definitionen

Media and Communications Management Institute:

Content Management can be defined as a framework to generate, to administrate (organise and prepare), to distribute and to create possibilities of using and processing electronic content, whether it is located on the Internet, Intranet or in corporation-wide systems. Attention is drawn on actuality, consistence and accessibility of the content.

Software AG:

Narrow Definition:

Content management deals with the systematic collection and administration of grains of content in a single logical pool. It provides the mechanisms for secure collaborative work with the content base.

Broad Definition:

Content management deals with the creation, collection, storage and refinement of structured content and media assets in a managed collaborative environment. It facilitates assembly, analysis, processing and re-use of content.

Funktionalitäten:

  • Check In Check Out
  • Versionsverwaltung
  • Katalogisierung und Indizierung von Inhalten
  • Contentsuche als Volltext, Thesaurus, flacher Index, hierarchisch
  • Retrieval und Browsing in Inhalten
  • Strukturierung von Inhalten
  • Präsentation/Rendern von Inhalten
  • Single Point of Access
  • Multi Channeling

Motivation zum Einsatz:

  • Wiederverwendung von Inhalten
  • Schnellere Erzeugung von Inhalten
  • Schnellere Publikation von Dokumenten
  • Integration verschiedener Unternehmensinterner oder -externer Informationssysteme
  • Verbesserung der Unternehmens- und Kundenkommunikation
  • Systematische Aktualisierung
  • Eindeutiges Einbinden von Grafiken, Tabellen und Formeln
  • Steigerung der Dokumentqualität und Schaffung einer Corporate Identity
  • Weltweit einheitliches Erscheinungsbild durch gleiche Layoutdatei
  • Suche im Dokument nach Oberbegriffen oder Metainformationen
  • Einfache, leichte, aber sichere Dokumenterstellung auf Templatebasis

Bestandteile des Contentmanagement:

Die Grundelemente eines Dokuments sind der Inhalt, die Struktur und das Layout.

Basistechnologie XML

XML Definition W3C:

Extensible Markup Language, abbreviated XML, describes a class of data objects called XML Document and partially describes the behavior of computer programs which process them. XML is an application profile or restricted form of SGML, the Standard Generalized Markup Language. By construction, XML documents are conforming SGML documents.

The XML Standards Family:

Important individual standards for publishing
  • Content and content structure:
    XML
  • Content Management:
    XQL (Extensible Markup Language Query Language)
    DTD (Document Type Definition), XML-Schema
  • Content customization and layout:
    XSL (Extensible Stylesheet Language)
    XSL-T (Extensible Stylesheet Language Transformation)
    XSL-FO (Extensible Stylesheet Language Formatting Objects)

Vor- und Nachteile von XML:

Vorteile:

  • Semantisch (gut lesbar und einfach zu erzeugen)
  • ASCII Format -> Langzeitspeicherung (Archivierung)
  • Plattformunabhängig
  • Beliebig erweiterbar (Sprachen für bestimmte Bedürfnisse)
  • Standardisiertes Regelwerk
  • Wohlgeformtheitsregeln
  • Automatische Verschlagwortung
  • Automatische Ablage in XML-Datenbanken
  • Komfortablere Suchfunktionen

Nachteile:

  • Keine WYSIWYG Texteingabe
  • Auf Unicode Zeichensatz (8 bit) begrenzt
  • Größeres Format als EDI
  • Metadaten vergrößern Datenumfang