IT-Systemkaufmann/-frau: Software-Technik (1. Lehrjahr)

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PH / CM, Kurs vom 01.11.1999 - 31.08.2000

Software-Technik (Teil 1): Word (Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe A4 (DIN 676, 5008), Serienbriefe), Excel (Adressierung, Datenaustausch), Finanzfunktionen (Einfache Verzinsung, Zinseszins, Unterjährige Verzinsung, Ratentilgung, Annuitätentilgung, Zinsformeln), HTML Standardelemente (HTML-Befehle, Grundstruktur, Überschriften, Trennlinien, Textauszeichnung).

1. Word
2. Excel
3. Finanzfunktionen
4. HTML Standardelemente

Word

Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe A4 (DIN 676, 5008)

Form:

Briefköpfe können unterschiedlich hoch sein: Form A = 27 mm; Form B = 45 mm

Postanschrift des Absenders:

Empfohlen wird eine Schriftgröße von 6 pt und eine durchgehende Linie als Abgrenzung zum Anschriftenfeld.

Anschriftenfeld:

Das Anschriftenfeld ist 9-zeilig. Empfohlen wird generell eine Schriftgrößevon 11,5 pt.

Schreibränder:

Die Fluchtlinie ist der gleichmäßige Verlauf der Zeilenanfänge. Sie verläuft im Abstand von 24,1 mm vom linken Papierrand (Grad 10 für Schreibmaschinen). Der rechte Rand darf zwischen 8,1 mm und 46,2 mm breit sein. (Richtwert 20 mm)

Bezugszeichenzeile:

Bezugszeichen, Durchwahl und Datum stehen eine Zeile unter den vier Leitwörtern. Beginn jeweils unter dem ersten Zeichen bei (10, 30, 50, 70 Grad) 0 mm; 50,8 mm; 101,6 mm; 152,4 mm von der Fluchtlinie.

Datum:

Das Datum wird in arabischen Ziffern (8-stellig) in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, verbunden mit Bindestrichen, geschrieben. (Beispiel: 2001-03-15)

Kommunikationszeile:

Rechts neben dem Anschriftenfeld kann eine Kommunikationszeile für Telefax, Telex usw. geschrieben werden.

Betreff:

Die Betreffangabe wird nach zwei Leerzeilen von den eingetragenen Bezugszeichenzeile aus geschrieben. Bei längerem Text wird er sinngemäß auf mehrere Zeilen verteilt und kann hervorgehoben (Fettschrift) werden.

Anrede und Textbeginn:

Die Anrede beginnt nach zwei Leerzeilen vom Betreff ausgehend an der Fluchtlinie. Ist der Empfänger namentlich bekannt, empfiehlt es sich diesen in die Anrede aufzunehmen. Die Anrede wird mit Komma abgeschlossen.

Text:

Der Text wird in Absätze gegliedert und gegebenenfalls mit Hervorhebungen gestaltet. Einrückungen beginnen bei Grad 20, das heißt 25,4 mm von der Fluchtlinie.

Briefabschluss:

• Grußformel (Freundliche Grüße, Mit freundlichen Grüßen, Mit bester Empfehlung)
• Firmenbezeichnung
• handschriftliche Unterschrift innerhalb von drei Leerzeilen
• maschinenschriftliche Namenswiedergabe der Unterzeichner

Diese Angaben stehen an der Fluchtlinie.

Anlage:

Der Anlagevermerk beginnt an der Fluchtlinie, kann hervorgehoben werden und sollte mindestens eine Leerzeile unterhalb des Unterschriftenblockes stehen. Bei Platzmangel kann dieser auch in Höhe der Grußformel auf Grad 50 (101,6 mm von der Fluchtlinie) geschrieben werden. Die Anlagen folgen ohne Leerzeile.

Geschäftsangaben:

... werden in der Fußzeile plaziert, z.B. Angaben der Geschäftsräume, der Geschäftszeiten, der Bankverbindungen.

• Siehe auch Kommunikationstechnik, 2.Lehrjahr: Geschäftsbriefe

Serienbriefe

Serienbriefe sind rationell erstellte Briefe mit annähernd demselben Inhalt, die an verschiedene Empfänger geschickt werden sollen (z.B. Einladungen, Angebote).

Das Hauptdokument wird mit dem Computer einmal erfasst. Es enthält neben dem an alle gerichteteten Text auch Datenfelder, die als sogenannte "Platzhalter" dem automatischen Einfügen individueller Informationen aus einer Datenbank - Datenquelle - dienen. Den einzelnen Briefen - Serienbrief - wird der individuelle Charakter dadurch gegeben, dass entsprechende Variablen (Adresse, Anrede, Textelemente) aus der Datenquelle automatisch an den Stellen im Hauptdokument eingefügt werden, die durch Platzhalter mit entsprechenden Feldnamen besetzt waren.

Vorgehensweise:

1. Seriendruck-Manager starten: Menü Extras - Seriendruck
2. Serienbrief-Erstellung über drei Hauptschritte:
   1. Hauptdokument anlegen
   2. Datenquelle anlegen
   3. Hauptdokument und Datenquelle zum Serienbrief verbinden

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Excel

Adressierung

Das Ansprechen von Zellen in Formeln nennt man Adressierung. Die Tabellenkalkulation Microsoft Excel stellt mehrere Möglichkeiten der Adressierung zur Verfügung. Die Wahl der richtigen Adressierungsart ist besonders wichtig und soll daher genau beschrieben werden, da sich bestimmte Ergebnisse nur mit bestimmten Adressierungsarten erreichen lassen und eine sinnvolle Mischung der Adressierungsarten oftmals nur zu dem gewünschten Ergebnis führt.

z.B. wird mit der Maus die Zelle B6 markiert.

Relative Adressierung:

Die anzusprechende Zelle steht in einem gewissen Verhältnis zu der Berechnungszelle,beispielsweise steht ein zur Berechnung benötigter Wert immer in der Zelle links neben der Berechnungszelle. Die Zelle wird mit der Maus markiert, mit dem Cursor angesteuert oder über die Tastatur eingegeben.

z.B. wird die Zelle B6 mit der Angabe $B$6 in eine Formel eingegeben.

Absolute Adressierung:

Absolute Adressierung bedeutet, dass immer genau auf eine angegebene Zelle zugegriffen wird. Die absolute Adressierung wird durch Dollarzeichen vor der Zeilen- und Spaltenbezeichnung gekennzeichnet. Oftmals werden Eingabewerte absolut adressiert, weil sich eine Wert in einer Formel immer wieder auf eine bestimmte Zelle bezieht.

Adressierung über Namen:

Die anzusprechende Zelle bzw. der anzusprechende Bereich wird mit einem Namen belegt.

z.B. wird die Zelle B6 mit einem Namen (z.B. Menge) belegt und kann unter diesem Namen in Formeln verwandt werden.

Datenaustausch

Unter Datenaustausch versteht man das Verwenden einmal erfasster Daten in anderen Programmen. Eine einmal erstellte Tabelle oder Grafik der Tabellenkalkulation Microsoft Excel soll beispielsweise in einer Textverarbeitung oder in einem anderen Programm unter Windows eingefügt werden.

Übertragen einer Microsoft Excel-Tabelle in die Textverarbeitung Microsoft Word:

Die häufigste Anwendung des Datenaustausches dürfte sicherlich darin bestehen, dass Zahlenwerte von der Tabellenkalkulation in die Textverarbeitung übertragen werden. Damit können die Zahlenwerte in einen Text integriert werden.

Übertragen einer Grafik:

Als eine weitere Möglichkeit des Datenaustausches ist die Übertragung einer Grafik von der Tabellenkalkulation in die Textverarbeitung oder ein anderes Programm interessant. Ein Text kann durch das Einfügen einer Grafik besonders interessant gestaltet und in seiner Aussagekraft gesteigert werden.

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Finanzfunktionen

Einfache Verzinsung

Zinsen, das ist der Betrag, der für das zur Verfügung gestellte Kapital zu zahlen ist. Sie sind abhängig von Kapital, Zinssatz und Länge des Zinszeitraumes (Laufzeit).

Ihr Wert ergibt sich aus folgender Formel:

Zinsen = Kapital × Tage × Zinssatz ÷ 100 ÷ 365

Zinseszins

Werden die zu Beginn oder am Ende einer Periode fälligen Zinsen dem Kapital zugeschlagen und vom Fälligkeitszeitpunkt an mitverzinst, dann spricht man von Zinseszinsen.

Kapital = Anfangskapital × (1 + Zinssatz ÷ 100 ÷ m)^{m × n}, wobei 1/m der Teil eines Jahres und n die Anzahl der Jahre darstellt.

Unterjährige Verzinsung

Werden die Zinsen auch nach Zeitintervallen gutgeschrieben, die kleiner als ein Jahr sind, und dann mitverzinst, so spricht man von unterjähriger Verzinsung.

Ratentilgung

Tilgungsrate = Darlehenssumme ÷ Laufzeit

Annuitätentilgung

Annuitätentilgung ist die Bedienung eines Darlehens mit gleichbleibenden Annuitäten (gleichbleibender Jahresbelastung). Dies stellt die häufigste Regelung bei der Vergabe von Darlehen dar. Der Gesetzgeber verlangt einen mindestens 1 %-igen Tilgungssatz in der ersten Annuität. Die Bequemlichkeit der gleichmäßigen Zahlungen erkauft der Kreditnehmer mit einer meist zweistelligen prozentualen Steigerung der insgesamt gezahlten Zinsen.

Zinsformeln

Kapital = Zinsen × 100 × 365 ÷ Zinstage ÷ Prozentsatz
Zinssatz = Zinsen × 100 × 365 ÷ Kapital ÷ Prozentsatz
Zinsen = Kapital × Tage × Zinssatz ÷ 100 ÷ 365
Zinstage = Zinsen × 100 × 365 ÷ Kapital ÷ Zinssatz

Effektiver Zinssatz (kaufmännisch) = (Finanzierungskosten + Zinsen) ÷ ausgezahlter Betrag ÷ Laufzeit

Bei der deutschen Zinsformel wird oft nur mit 360 Tagen pro Jahr gerechnet.

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HTML Standardelemente

Die Strukturierungssprache für WorldWideWeb-Seiten ist Hypertext Markup Language (HTML). Mit Hilfe bestimmter Befehle (<Tags>) werden Texte und Grafiken gegliedert, definiert und positioniert.

HTML-Befehle

Befehle können auf verschiedene Weise angewendet werden (Groß- oder Kleinschreibung):

Grundstruktur

Überschriften

Überschriften können in sechs verschiedenen Größen relativ zur Grundschrift angegeben werden. Die entsprechenden Befehle lauten:

<h1>Dies ist eine Überschrift 1.Ordnung</h1>
<h2>Dies ist eine Überschrift 2.Ordnung</h2>
bis <h6> ... </h6>

Trennlinien

Befehl: <hr>

Mögliche Attribute sind:

• noshade (Die Linie wird nicht schattiert dargestellt, wie sonst üblich.)
• width (Breite der Linie in Pixeln oder Prozent.)
  Beispiel:
  <hr width="200"> oder <hr width="70%">
• size (Stärke der Linie in Pixeln.)
• align (Ausrichtung der Linie. Standard ist "center", aber "left" und "right" sind möglich.)
  Beispiele:
  <hr width="50%" align="right">
<hr noshade size="10" width="100">

Textauszeichnung

<font size="2">Fontgröße 2</font>
<font color="#ffff00" size="4">gelb, Größe 4</font>

• Siehe auch Die barrierefreie Website
  Das Projekt 'Die barrierefreie Website': Ziel dieser Website ist es, sowohl Unternehmen als auch Webdesigner für das Thema Barrierefreiheit zu sensibilisieren und dabei unterschiedliche Aspekte aufzuzeigen - von Usability über Design bis hin zum Marketing.
• Siehe auch selfhtml (Ausführliche Onlinedokumentation)