Wirtschaftsinformatik (Bachelor-Studiengang): Moderation (3. Semester)

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MRO / CM, Kurs vom 01.04.2003 - 30.09.2003

Moderation: Gesamtablauf einer Moderation, Moderationsmethoden (Einstieg und Orientierung, Themen sammeln, Themen auswählen, Themen bearbeiten, Maßnahmen vereinbaren, Abschluss), Kommunikation und Führung, Teamleitung und Gruppengespräch (Betriebliche Gruppen, Wichtige Aspekte).

1. Gesamtablauf einer Moderation
2. Moderationsmethoden
3. Kommunikation und Führung
4. Teamleitung und Gruppengespräch

Gesamtablauf einer Moderation

1. Vorbereitung
   
   
2. Durchführung
   
   
   1. Einstieg und Orientierung
      
      
      • Kennenlernen: mündlich, Partnerinterview, Kennenlernmatrix, Steckbrief
      • Zielsetzungsklärung
      • Erwartungsabfrage
      • Spielregeln
      • Protokoll und Simultanprotokoll
        
        
   2. Themen sammeln
      
      
      • Themensammlung
      • Kartenabfrage
      • Zurufabfrage
      • Einpunktabfrage
        
        
   3. Themen auswählen
      
      
      • Mehrpunktabfrage
      • Fragenspeicher
        
        
   4. Themen bearbeiten
      
      
      • Kurzpräsentation
      • Zwei-Felder-Tafel
      • Vier-Felder Tafel
      • Mind-map
      • Flussdiagramm
      • Matrixdiagramm
      • Brainstorming, Brainwriting, 6-3-5 Methode
      • Progressive Abstraktion
      • Kleingruppenarbeit und Ergebnispräsentation
        
        
   5. Maßnahmen vereinbaren
      
      
      • Maßnahmen und Aktivitätsplan
      • Protokollverteilung
        
        
   6. Abschluss
      
      
      • Schlussblitzlicht
      • Einpunktabfrage
      • Stimmungsbarometer
      • Fragebogen
      • Prozessbarometer
        
        
3. Nachbereitung

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Moderationsmethoden

Einstieg und Orientierung

Kennenlern-Matrix:

Die Kennenlern-Matrix dient dem besseren Kennenlernen und ist durch den geringen Zeitaufwand auch für kürzere Treffen geeignet.

Vorbereitung der Matrix an der Pinnwand. Der Moderator erstellt eine Matrix, in die jeder Teilnehmer sich einträgt (auch der Moderator). Verschiedene Spalten sollten angeboten werden, in die jeder Teilnehmer seine persönlichen Daten einträgt. Weitere Spalten sollten auf das Thema abgestimmt Überschriften enthalten.

Hinweis: Eine Spalte sollte immer den persönlichen und emotionalen Bereich der Teilnehmer ansprechen!

Erwartungsabfrage:

Zu Beginn jeder moderierten Sitzung ist es wichtig, Erwartungen und Vorbehalte der Teilnehmer zu erfassen. Spannungen werden dadurch abgebaut oder zumindest bearbeitbar.

Erwartungen können durch einfache Satzergänzung am Flipchart visualisiert werden.
Beispiel: "Heute soll folgendes bearbeitet werden / nicht bearbeitet werden: ..."

Hinweis: Fördert Vertrauen und Offenheit; auf dieser Basis können auch Regeln von den Teilnehmern festgelegt werden.

Themen sammeln

Kartenabfrage:

Die Kartenabfrage dient dem Sammeln von Themen, Fragen, Ideen und Lösungsansätzen. Dabei wird jeder Teilnehmer einbezogen, alle Nennungen sind gleich wichtig. Allerdings ist die Kartenabfrage sehr zeitaufwendig und wird bei großen Gruppen schnell unübersichtlich.

Für die Kartenabfrage verteilt der Moderator sogenannte Moderationskarten, die alle gleichfarbig und gleichgeformt sein sollten. Die Teilnehmer tragen auf diese Karten mit Filzstiften und in Druckschrift maximal einen Gedanken pro Karte ein.

Die Karten werden eingesammelt und an der Pinnwand gemeinsam in Gruppen gegliedert. Abschließend bestimmen die Teilnehmer für die gebildeten Gruppen Oberbegriffe.

Hinweis: Farben und Formen sind Bedeutungsträger und müssen je nach Aufgabe zweckmäßig und gezielt eingesetzt werden!

Zurufabfrage:

Die Zurufabfrage ist eine zweite Variante zum Sammeln von Themen, Fragen, Ideen und Lösungsansätzen. Mit geringem Zeitaufwand verbunden entsteht durch Assoziationsketten ein Brainstorming-Effekt. Es besteht hierbei jedoch die Gefahr, dass nicht alle Teilnehmer gleichermaßen einbezogen werden.

Hinweis: Um alle Zurufe visualisieren zu können, ist die Arbeit zu zweit empfehlenswert (einer steuert, der andere schreibt mit).

Themen auswählen

Mehrpunktabfrage:

Die Mehrpunktabfrage ist eine Abstimmung und dient dem Herbeiführen von Entscheidungen sowie dem Setzen von Prioritäten.

Den in der Kartenabfrage gesammelten Oberbegriffen werden von jedem Teilnehmer Punkte gegeben. Dazu erhält jeder Teilnehmer halb so viele Klebepunkte, wie Themen zur Wahl stehen. Pro Alternative darf jeder Teilnehmer maximal zwei Klebepunkte setzen.

Hinweis: Jeder Oberbegriff erhält durch das Setzen der Klebepunkte eine bestimmte Priorität. Der Oberbegriff mit den meisten Punkten ist Priorität 1.

Themen bearbeiten

Zwei-Felder-Tafel:

Mit der Zwei-Felder-Tafel wird in kleinen Gruppen ein Thema grob beleuchtet, mögliche Konflikte herausgearbeitet und erste Lösungsansätze entwickelt. Mit dieser Methode werden Vor- und Nachteile eines Themas tabellarisch klar gegenübergestellt.
Beispiel: "Was spricht dafür: ... / Was spricht dagegegen: ..."

Hinweis: Gut geeignet zur Kleingruppenarbeit und anschließender Weiterbearbeitung im Plenum.

Brainstorming:

Die bekannteste Methode der Ideenfindung ist das Brainstorming. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass die gesammelten Ideen nicht bewertet werden! Die Teilnehmer müssen wissen, dass eigene und fremde Gedanken nicht kritisiert werden dürfen, auch außergewöhnliche Ideen geäußert werden dürfen, die Ideen der Anderen aufgegriffen und fortgeführt werden dürfen. Quantität geht vor Qualität!

Hinweis: Nach einer kurzen Pause sollten die gesammelten Ideen gemeinsam geordnet und bewertet werden.

Maßnahmen vereinbaren

Maßnahmenplan:

Um Ergebnisse sicherzustellen und die Sitzung mit konkreten Vorhaben abzuschließen, wird der Maßnahmenplan eingesetzt. Tabellarisch werden die Maßnahmen aufgelistet und mit einer laufenden (nur organisatorischen) Nummer versehen.

Mit weiteren Spalten dieser Tabelle / Matrix sollten die Fragen "Was?" (Maßnahmen-Definition), "Wozu?" (Maßnahmen-Zielsetzung), "Wer?" (Maßnahmen-Verantwortlicher) und "Wann?" (Maßnahmen-Zieltermin oder Maßnahmen-Zeitraum) schriftlich festgehalten werden. Wichtig ist auch, jeweils einen Folgetermin zu vereinbaren, an dem geklärt werden kann, ob die Umsetzung der Maßnahme ordnungsgemäß verläuft.

Hinweis: Alle Maßnahmen müssen möglichst konkret formuliert werden und umsetzbar sein!

Abschluss

Schlussblitzlicht:

Die Schlussblitzlicht-Methode dient der Tagesauswertung, wie die Teilnehmer das Arbeitsergebnis und/oder das Gruppenklima einschätzen. Jeder Teilnehmer erhält die Gelegenheit, etwas zu sagen (wie er sich fühlt, wie zufriedenstellend er das Ergebnis findet, wie die Gruppe zusammengearbeitet hat).

Hinweis: Jeder darf sich äußern und so viel oder so wenig sagen, wie er mag. Wichtig ist, dass die Beiträge nicht kommentiert werden!

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Kommunikation und Führung

Führungskompetenz

• Fachkompetenz
• soziale Kompetenz
• Methodenkompetenz
• integrative Persönlichkeit (Vertrauen schaffen, persönliche Autorität ausstrahlen)

Führung: Zielgerichtete Gestaltung, Steuerung und Überwachung einer Unternehmung / Organisation.

Führen: Zielgerichtete Beeinflussung von Methoden.

Besonderheiten des Führungsgesprächs:

Sachebene:

• Informationen und Anregungen geben und sammeln
• Konzeptionen vortragen
• Entscheidungen herbeiführen
• Ergebnisse aushandeln

Beziehungsebene:

• erfolgreiche Umsetzung sowie
• Mitwirkung, Loyalität und Motivation der Gesprächspartner fördern

Struktur eines konstruktiven Führungsgesprächs:

• Akzeptanz des anderen als Person und Partner
• Übereinstimmungen hervorheben, gemeinsame Ziele betonen
• Abgrenzung des eigenen Standpunkts
• gemeinsames Vorgehen anregen, die Suche nach einer möglichst für beide akzeptablen Lösung

Schritte zur exzellenten Kommunikation:

• tragfähige Beziehung zwischen interagierenden Personen aufbauen (gegenseitige Achtung und Vertrauen)
• Einstimmung auf den Partner
• zielorientiertes Weiterführen
• durch Fragen führen (Denkvorgang des Partners lenken, Gesprächsgegenstand fokussieren)
• Ressourcen des Partners wecken (Potential an Fähigkeiten, Kenntnissen, Fertigungen, Erfahrungen)
• Flexibilität erzeugen (Ressourcen wecken, neue Sichtweisen erschließen)

Phasen eines Gesprächs:

1. Begrüßung / Eröffnung
2. Einstimmung
3. Darlegung
4. Themenbehandlung / Lösungsansatz
5. Vereinbarungen und Ziele
6. Abschluss

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Teamleitung und Gruppengespräch

Betriebliche Gruppen

Primärgruppen:

• durch enge persönliche Beziehungen geprägt
• Gefühle und Vertrauen spielen eine Rolle
• Beispiele: Familie, Freunde, Nachbarn

Sekundärgruppen:

• organisatorische Gruppen, formelle Gruppen
• unpersönliche, abstrakte, aufgaben- und zweckbezogene Beziehungen

formelle Gruppen: Für einen bestimmten Zweck oder Aufgabenbereich geplant und zusammengesetzt.

informelle Gruppen: Entstehen spontan oder aufgrund anderweitiger Beziehungen (z.B. Mitgliedschaft zu gleichen Primärgruppen).

Wichtige Aspekte

Gruppen-Kohäsion:

Ausmaß des Zusammenhalts in einer Gruppe.

Gruppennorm:

Die von der Mehrheit der Gruppe erwarteten Verhaltensregeln werden zur Norm, deren Einhaltung von den Gruppenmitgliedern erwartet wird. Abweichungen können zu Sanktionen führen.

Achtung: Sanktionen können je nach Intensität und Ausgestaltung disziplinierend, aber auch negativ einengend wirken!

Gruppenintegrität:

Identifizierung mit der Gruppe, Wir-Bewusstsein.

Gruppenstruktur:

Geflecht wechselseitiger sozialer Positionen und Rollen.

• Bildung bestimmter Rangfolgen
• eventuell neue Rollenverteilung bei Ausscheiden/Hinzukommen von Mitgliedern

Gruppenklima:

Gesamtbefindlichkeit einer Gruppe.

Gruppendynamik:

Wechselseitige Einflüsse zwischen den Mitgliedern einer Gruppe.

Hinweis: Im ersten Schritt geht es oftmals darum, Störungen zu erkennen und zu beheben. Im weiteren Prozess wird angestrebt, die Eigendynamik der Gruppe im Sinne einer positiven Selbststeuerung zu entwickeln.