Wirtschaftsinformatik (Bachelor-Studiengang): Grundlagen der Kommunikationstechnik (4. Semester)

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HH / CM, Kurs vom 01.10.2003 - 31.03.2004

Grundlagen der Kommunikationstechnologie: Document Related Technologies (Workflow, Contentmanagement): Document Related Technologies (Workflow) (Definition, Vergleich Workflow - Groupware, Technologien, Modellierung), Document Related Technologies (Contentmanagement) (Definitionen, Basistechnologie XML).

  1. Document Related Technologies (Workflow)
  2. Document Related Technologies (Contentmanagement)

Document Related Technologies (Workflow)

Definition

Workflow:

"Ein Workflow ist eine vollständige oder partielle Automatisierung eines Geschäftsprozesses während dessen Ausführung - gemäß einer Folge von Regeln - Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Teilnehmer zu einem anderen zur Bearbeitung weitergeleitet werden." (WfMC)

Funktionalitäten:

Motivation zum Einsatz:

Die moderne Unternehmenswelt:

Die heutige Unternehmenswelt wird durch folgende Schlüsselfaktoren gekennzeichnet:

Kreative und strukturierte Geschäftsprozesse erfordern unterschiedliche Lösungen:

Kreative Geschäftsprozesse:

Ad hoc Workflow, Collaborative Workflow

Strukturierte Geschäftsprozesse:

Administrativer Workflow, Production Workflow

Workgroup Computing:

Funktionalitäten:

Motivation zum Einsatz:

Definition Groupware:

"Groupware ist ein nicht klar definierter Sammelbegriff für alle Programme, welche die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen in einem Netzwerk ermöglichen oder erleichtern." (kpmg Consulting)

Begriffswelt um Groupware:

Die Unterstützung der Kommunikation, Koordination, Information und Kooperation stellt Groupware dar.

Vergleich Workflow - Groupware

Groupware steht eng zusammen mit den Themen Dokumenten-Management-System, Workflow und Archivierung.

Zusammenhang von Groupware, Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung

Bildbeschreibung "Zusammenhang von Groupware, Dokumenten-Management, Workflow und Archivierung": Archivierung stellt den gesamten Prozess von Groupware über Dokumenten-Management bis Workflow.

Gegenüberstellung von Workflow und Workgroup
Workflow Management Workgroup Computing
Anzahl der Teammitglieder Hoch Niedrig
Strukturierungsgrad der Aufgabe(n) Hoch Mittel oder gering
Wiederholungsfrequenz Hoch Mittel oder gering
Bedeutung organisatorischer Regeln Hoch: Standardisierung Niedrig: Selbstorganisation
Organisatorischer Zusammenhang Organisationsweite Prozesse Aufgaben für kleinere Gruppen oder Teams
Primäres Ziel Effizienz Flexibilität
Aktive Steuerung und Verfolgung
des Arbeitsfortschrittes 		Ja (Nein)

Technologien

Zentraler Workflow-Server (Engine): Verteilte Workflow-Dienste:

Modellierung

Modellierung und Beschreibung der Abläufe

Tools:

Beschreibung:

Aktion:

Modellierung und Realisierung von Bausteinen für das "Büro der Zukunft":

Ausgangspunkt der Modellierung: Beschreibung der Aufgaben, Gruppenkommunikation und Teamstrukturen

Vorgehensweise: Berücksichtigung objektorientierter Methoden, Darstellung der Bausteine, Definition der Rollen und Berechtigungen, Festlegen der Ressourcen

Implementierung: Anwendungs-Software installieren und parametrisieren, Einrichten der Teammitglieder, Ordner und Rechte

Das erfolgreiche Vorgehensmodell für Workflow berücksichtigt die iterative Einführung:

Aufbau Rahmenvorgaben

Iterative Erweiterung

Trends:

  1. XML:
    • Automatische Verschlagwortung
    • Automatische Ablage in XML-Datenbanken
    • Komfortablere Suchfunktionen
    • Revisionssichere Ablage durch digitale Signatur
    • Ersetzung proprietärer Formate
    • Kein einheitliches Dokument (Daten, Struktur und Layoutbeschreibung)
  2. PDF (Portable Document Format):
    • Dokumentenform
    • Verschlagwortung im Dokument integriert (XML)
    • Quasi-Standard/Industrie-Standard
    • Digitale Signatur im Dokument enthalten
    • Verlauf und freigegebenes Dokument in einem Container

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Document Related Technologies (Contentmanagement)

Definitionen

Media and Communications Management Institute:

Content Management can be defined as a framework to generate, to administrate (organise and prepare), to distribute and to create possibilities of using and processing electronic content, whether it is located on the Internet, Intranet or in corporation-wide systems. Attention is drawn on actuality, consistence and accessibility of the content.

Software AG:

Narrow Definition:

Content management deals with the systematic collection and administration of grains of content in a single logical pool. It provides the mechanisms for secure collaborative work with the content base.

Broad Definition:

Content management deals with the creation, collection, storage and refinement of structured content and media assets in a managed collaborative environment. It facilitates assembly, analysis, processing and re-use of content.

Funktionalitäten:

Motivation zum Einsatz:

Bestandteile des Contentmanagement:

Die Grundelemente eines Dokuments sind der Inhalt, die Struktur und das Layout.

Basistechnologie XML

XML Definition W3C:

Extensible Markup Language, abbreviated XML, describes a class of data objects called XML Document and partially describes the behavior of computer programs which process them. XML is an application profile or restricted form of SGML, the Standard Generalized Markup Language. By construction, XML documents are conforming SGML documents.

The XML Standards Family:

Important individual standards for publishing

Vor- und Nachteile von XML:

Vorteile:

Nachteile: